MemoRandum

ゲーム / エンタメ / 自由業

Googleフォームでお問い合わせの設置&質問の受け取りと返信方法まで使い方まとめ

qqo.randumemo.com

Googleフォームを使ってこのようなお問い合わせフォームを設置する方法と、Googleフォームの使い方までをまとめました。

お問い合わせにGoogleフォームをオススメする理由

Googleアカウントがあれば簡単に、無料で設置できます。手軽で機能的というコスパの良さがミソです。

Googleドライブの容量がなくなると質問受付ができなくなることには注意が必要ですが、ブログに設置するお問い合わせフォームとしては十分すぎる機能です。

Googleのサービスは突然終了することもあって少し怖いですが、広告がついてくるメールフォームをレンタルするくらいならGoogleフォームで良いと思います。

Googleフォームの設置方法

Googleフォームを作る

www.google.com

Googleフォームにアクセスし、まずは空白のフォームを作成します。

f:id:randumemo:20190223174252p:plain

こんな感じのアイコンです。

すると無題のフォームが作成されます。

f:id:randumemo:20190223174554p:plain

この状態からカスタマイズしていきます。

とりあえず、無題のフォームと書かれたところを「お問い合わせ」などの文言に変えておきましょう。

gsuite.google.jp

ちなみにGoogleフォームの詳細な設定方法は公式の解説もありますが、当記事ではブログに設置する際に必要な部分をピックアップして紹介しています。

質問をカスタマイズする方法

とりあえず、デフォルトで表示されている無題の質問をクリックしてみましょう。

f:id:randumemo:20190223174837p:plain

何やら出てきましたね。選択肢が多くて分かりにくいかもしれませんが、考え方はシンプルです。

左側は、相手に見てもらう回答用紙のカスタマイズ。

右側は、回答用紙のフォーマットを選択するエリアです。

分かりにくいですか?

少しいじるとすぐに分かると思いますので、まずはお問い合わせフォームの必須項目である「お問い合わせ内容」を追加してみましょう。

「お問い合わせ内容」の項目を追加する

f:id:randumemo:20190223175538p:plain

お問い合わせ内容、本文にあたる内容は長文になることが予想されますので、右側の回答形式を段落に変更します。

記述式という項目もありますが、記述式は短い文章で回答して欲しい項目に使います。

そして無題の質問をクリックし、お問い合わせ内容と書き換えます。ここに入力した文字は利用者に表示されます。

必ず回答して欲しい項目ですので、右下の必須をオンにしておきましょう。未回答で送信できなくなります。

「お名前」を追加してみる

続いて、お名前の項目を追加してみましょう。

まず、質問の項目自体が足りないので右側のアイコンで追加します。

f:id:randumemo:20190223180700p:plain

名前は短いので、回答形式を記述式にし、項目の名前を「お名前」にします。

お名前が回答必須かどうかは考え方次第ですが、返信メールの際に「○○様、お問い合わせいただきありがとうございます。」という定型文が使えるのは地味に便利なので個人的には必須にしておいた方が良いと思います。

当ブログではHN可ということで回答必須にしています。

お問い合わせ内容、お名前、そして次の項目で設定するメールアドレスさえあれば、お問い合わせフォームに必要最低限の機能は揃いますので、後は同じ要領で項目を追加してみてください。もちろん並び替えることもできます。

メールフォームの設定をする

ここまでできたら、右上のボタンを押してメールフォームの設定をしましょう。

f:id:randumemo:20190223182154p:plain

それぞれの設定項目について解説していきます。

メールアドレスを収集する

お相手のメールアドレスを入力してもらうための項目です。

メールアドレスがないと返信不可能になるので、お問い合わせに対して返答するならチェック推奨です。

回答のコピーを送信

入力してもらったメールアドレスに対し、お問い合わせの確認メールを送ります。

メールアドレスが間違っていた場合は届かないので、入力したメールアドレスが間違っていないかどうかのセルフチェックをしてもらえるといった意味で、チェックしておいた方が良いと思います。

ただ強制的に送信されるのもウザいかなと思い、当ブログでは回答者がリクエストした場合のみにしています。

ログインが必要: 回答を1回に制限する

同じ人から連続でお問い合わせされるのを防ぎます。

チェックを入れると、最初の1回は普通に回答できますが、2回目以降はGoogleアカウントのログインが必要になります。

当ブログはチェックを入れていませんが、イタズラ防止でチェックを入れておいても良いと思います。

回答者が行える操作: 送信後に編集

チェックを入れると、回答後にこんな表示が出るようになります。

f:id:randumemo:20190223183725p:plain

名前、メールアドレス、その他回答の内容など、すべての回答を編集できるようになります。

Googleフォームでは、フォームに回答があったということだけはメールで届きますが、回答自体はGoogleフォームを開いて閲覧することになります。なので回答が編集されても、お知らせメールが再送されるといったことはありません。

チェックしてもしなくてもどちらでも良いと思います。

回答者が行える操作: 概要グラフとテキストの回答の表示

ここは絶対にチェックしないでください。

他のユーザーが他の回答を見られるようになってしまいます。

Googleフォームはお問い合わせ以外にも多種多様な用途があります。なのでそういった機能があるというわけですが、お問い合わせフォームとしては絶対に他の方の回答が見えてはいけないので、間違ってもここにはチェックを入れないでください。

プレゼンテーションについて

f:id:randumemo:20190223185328p:plain

進行状況バーは、どれくらい必須項目が埋まっているかをセルフチェックできる項目です。アンケートではよく使われていますね。どちらでも良いでしょう。

質問の順序を並び替えるは、チェックを入れなくても並び替えが可能な気がしなくもないですが、一応チェックを入れています。

連続でお問い合わせという状況はあまり考えにくいので、別の回答を送信するためのリンクを表示はオフで良いと思います。

f:id:randumemo:20190223185634p:plain

確認メッセージに入力した文章は、こんな感じで回答後に表示されます。

テストについて

オフで構いません。

これは実験やチェックという意味のテストではなく、小学校や中学校で行うようなテストを作るための項目です。

その他の設定

デザイン設定

上部のアイコンで、テーマの色と背景色、フォントを変更できます。

ヘッダーには画像も設定できます。お好みで設定してください。

スター

Googleドライブのスター付きフォルダに表示するかどうかを設定できます。

いわゆるブックマーク的な機能です。

スプレッドシートの作成

f:id:randumemo:20190223190810p:plain

回答タブでスプレッドシートの作成をすると、回答をGoogleドライブに自動的に記録することができます。

f:id:randumemo:20190223191042p:plain

Googleフォームに寄せられた回答は、削除しない限りどんどんたまっていきます。

可読性が下がるので、実際の運用時には処理したものから削除していくことになると思いますが、ログがまったく残らないというのも困りますので、バックアップとして作成しておくことを推奨します。

Googleフォームを設置する

ここまでの設定ができたら、実際にお問い合わせフォームを設置してみましょう。

非公開になっているかを確認する

Googleフォームは、ファイル自体の共有設定は非公開でも共有できる機能があります。

というより、誰でもファイルにアクセスできる設定になっていると他人のお問い合わせ内容が大公開されてしまうことになるので、絶対に非公開にしておく必要があります。

なので公開前に公開設定を確認しておいてください。

f:id:randumemo:20190223192206p:plain

右上のアイコンから「共同編集者を追加」をクリック。

f:id:randumemo:20190223191621p:plain

アクセスできるユーザーの欄が、非公開になっており、自分だけがアクセスできることを確認してください。

バックアップ用のスプレッドシートを作成した場合も、同様に非公開にしておいてください。

フォームを送信する

f:id:randumemo:20190223193008p:plain

Googleフォームをブログに設置する際は、右上の送信ボタンを押します。

f:id:randumemo:20190223193223p:plain

<>アイコンで埋め込みコードを表示し、ブログ内の表示したいところに埋め込みます。

幅、高さはページに合わせて調整してください。

当ブログでは、はてなブログProの機能で固定ページを作り、そこに埋め込んでいます。

これでGoogleフォームの設置は完了です。

Googleフォームで返信する方法

Googleフォームから回答が来ると、こんなお知らせメールが届きます。

f:id:randumemo:20190223193804p:plain

概要を表示ボタンを押すと、Googleフォームの回答タブが開きます。

メーラーから確認する場合は、Googleアカウントにログインする必要があります。

f:id:randumemo:20190223194338p:plain

こんな感じで、Googleフォーム上でメールアドレスや名前、お問い合わせ内容を確認できます。

少し面倒ですが、返信する場合は、新規メールを作成して送信先にメールアドレスをコピーする必要があります。

この手間が唯一にして最大の欠点かもしれません。

最後に

Googleフォームの設置から実際に使うところまで一纏めにしてみました。

他のブログで実際に使っているのですが、返信の際には

  1. お知らせメールを確認
  2. Googleフォームで内容をチェック
  3. メールアドレスをコピー
  4. 新規メールを作成し、メールアドレスを送信先に入力

というステップを踏む必要があり、若干の手間ではあります。メーラーによっては、34のメールアドレス受け渡しはワンクリックなのですが、スマホ版Gmailではできません。不服です。

ですがこのようなお問い合わせを無料で簡単に設置できるというのは素晴らしいので、皆様も是非使ってみてください。面倒なところもありますが、総合的にはオススメです。